Yönetici Asistanlığı Nedir? Yönetici Asistanı Görevleri Nelerdir?

20.04.2020
A+
A-

Yönetici Asistanlığı Nedir? Yönetici Asistanı Görevleri Nelerdir? Günümüzde irili ufaklı birçok şirkette yöneticilik kadar olmazsa olmaz bir yere sahip olan diğer meslek yönetici asistanlığı’dır. Ne kadar yönetici, o kadar asistan dersek yanlış olmaz. Tüm meslek gruplarında olduğu gibi bu meslekte de yöneticilerin aradığı, olmazsa olmaz bir takım özellikler bulunmaktadır. Bu yazımızda yönetici asistanlığı nedir, görev ve sorumlulukları nelerdir gibi merak ettiğiniz soruların cevaplarını vereceğiz.

Yönetici Asistanlığı Nedir?

Yönetici asistanlığı konusuna başlarken günümüzde fazlasıyla karıştırılan sekreterlik kavramından hayli farklı olduğunu belirtmek istiyoruz. Yönetici asistanı, üstü tarafından kendisine verilen bir takım görevler çerçevesinde yöneticisine idari destek sağlayarak ofis işleyişinin organizasyonunu yapmakla sorumlu personeldir. Bazı görevlerini idari asistanlarla paylaşabilmekte olup, çalışmaları genellikle üst düzey yöneticilere ve memurlara yöneliktir. Bulunduğu pozisyon itibariyle bilginin ele alınması, dağıtılması ve bağlı bulundukları firma bünyesi dışındaki insanlarla nazik bir ilişki kurulmasını gerektirir.

Günümüzde yönetici asistanlığı pozisyonundaki bir çalışanın görevleri ve sorumluluk kapsamı, yukarıda belirttiğimiz görevlerin yanında sıra bütçelemek, müşteri hizmetlerini planlamak, ilgili internet araştırmalarını yapmak ve raporlamak, web sitesi tasarımı ve sosyal medya yönetimi de dahil olmak üzere bir çok farklı alanda,bir takım farklı görevi de içine alacak şekilde yayılma eğilimindedir.

Yönetici Asistanı Görevleri ve Yönetici Asistanlığı Sorumlulukları

 Tüm meslek gruplarında işe başlandığında bir takım görev ve sorumluluklar da beraberinde gelir. Daha önce kısaca bahsettiğimiz görevlerin yanında bu sorumluluklar çok daha geniş kapsamlıdır. Çalışılan firmanın bağlı olduğu sektöre göre görev tanımları değişkenlik gösterebilir. Yönetici asistanlığı yapan personelin en temel sorumluluğu ofisin en verimli şekilde çalışılabilecek şekilde idari desteğin sağlanmasıdır. Meslek profesyonellerinin diğer sorumluluklarını ise şöyle sıralayabiliriz;

  • Toplantı ve randevuların organizasyonunu yapmak,
  • Yöneticilerin talepleri ve iş programlarına göre seyahat programlaması yapmak,
  • Toplantılar sırasında gerekli notları düzenli bir şekilde tutmak,
  • Evrakların postalanması, fakslanması ve kopyalanıp yönetime iletilmesi gibi işleri yaparak genel büro desteği sağlamak,
  • Yönetici adına gelen telefon çağrılarına cevap vermek, yönlendirmek,
  • İletişim bilgilerinin kaydını tutmak,
  • Raporlar hazırlayarak düzenli olarak yayınlanmasını sağlamak,
  • Yazışma, rapor, taslak, not ve e-postalar dahil olmak üzere ofiste ihtiyaç duyulan belgeleri hazırlayarak bunları ilgili yöneticiye sunmak,
  • Yapılan işte olmazsa olmazı dosyalama sistemi geliştirmek ve bu sistemin sürdürülebilirliğini sağlamak,
  • Ofise gelen ziyaretçilere yönlendirmede bulunmak,
  • Ofiste kullanılan malzemelerin takibini yaparak malzemelerin tedariğini sağlamak,
  • Eğitim workshoplarını takip ederek mevcut mesleki ve teknik bilgi birikimini koruyarak geliştirmek.

Yukarıda saydığıklarımızın hepsi bu mesleği yapacak olanların başlıca görev ve sorumluluklarıdır.

Yönetici Asistanında Bulunması Gereken Özellikler

Yönetici asistanlığı pozisyonu için resmi bir eğitim mecburiyeti yoktur. Asistanında bulunması gereken eğitim seviyesi yöneticiden yöneticiye değişmekle beraber üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik önlisans programlarından iki yıllık eğitim ile başarılı bir şekilde mezun olarak mesleğe adım atmanız mümkündür. Buna ek olarak eğitim akademilerinde Büro Yönetimi sertifika programlarına katılarak da ihtiyaç duyduğunuz sertifikaları alabilirsiniz. İstenilen belgelerin yanısıra bu mesleği hakkıyla yapabilmeniz için sahip olmanız gereken bir takım özellikler bulunmaktadır. Bu özelliklerden bahsedecek olursak;

Sahip Olunması Gereken Özellikler;

  • Teknolojik Birikime Sahip Olmak : Yapacağınız işte sürekli olarak veri girişi, not alma, sunum hazırlama, tablo oluşturma gibi bir takım bilgisayar gerektiren işler yapacağınızdan ilgili programlara hakim olmanız gerekmektedir. Bu konuda temel bilgisayar ve Office programları bilgisi olmazsa olmazınız olacaktır.
  • Temel Muhasebe Bilgisine Sahip Olmak : Her şirketin bünyesinde işinde uzman bir muhasebe görevlisi bulunsa da yönetici asistanı muhasebe ilkeleri konusunda da temel bilgiye sahip olmalı. Yöneticiye sunulmak üzere hazırlanan verileri analiz edip sonuçlar çıkarabilme yeteneğine sahip olmalıdır.
  • Kuvvetli İletişim Becerisine Sahip Olmak : Asistanlar, yüz yüze, telefonla ya da e-posta yoluyla yöneticiler, müşteriler veya çalışanlarla sürekli iletişim halinde olacaklarından kuvvetli bir iletişim yeteneğine sahip olmalıdırlar. Bununla beraber tabiki düzgün bir diksiyona da sahip olmalıdırlar.
  • Zaman Yönetimine Hakim Olmak : Söz konusu yönetici asistanlığı olduğunda çalışanın kendi zamanını ve patronunun zamanı yönetmek durumundadır.  Toplantılar, eğitimler, yazışmalar, cevap verilmesi gereken e-postalar, iş seyahatleri, şirket içi çalışmalar derken yapılması gereken onca iş ve çok iyi değerlendirilmesi gereken kısıtlı zamana sahip olunduğu düşünüldüğünde zaman yönetiminin ne kadar hayati bir konu olduğu kolaylıkla anlaşılacaktır.
  • Organizasyon Planlayabilme Yeteneğine Sahip Olmak : Yönetici asistanları yapılan herşeyi düzenli bir şekilde tutmak, plan ve programları, dosyaları, gelen ve giden yazışmaları, genel ofis işleri de dahil olmak üzere tüm organizasyonları planlayabilme becerisine sahip olmalıdır.
  • Kusursuz Yazma ve Diksiyon Becerisine Sahip Olmak : Mesleğiniz icabı altında bulunduğunuz yöneticinin dış dünyayla iletişiminde temsilcisi olarak, kusursuz gramer bilgisine sahip olmanız gerekecektir. Ayrıca kendinizi çok iyi ifade etme becerisine sahip olmak,
  • Problem Çözme Yeteneğine Sahip Olmak : Yapılacak iş itibariyle insanlarla içli dışlı olunacağından ortaya çıkabilecek sürprizlere karşı hazırlıklı olmak son derece önemlidir. Herhangi bir sorunla karşılaşıldığında bunları aşabilecek çözümleri en kısa zamanda üretebilecek pratiklik ve problem çözme yeteneğine sahip olmak,
  • Raporlama yapabilmek,
  • Dış görünüşe önem vermek,
  • Çoklu görevleri önceliklendirme yeteneğini göstermek,
  • Bağımsız veya bir ekibin parçası olarak çalışabilmek,
  • Büro yönetim prosedürlerine hakim olmak,
  • Tempolu iş ortamına uyum sağlayabilmek

Yönetici Asistanı Mesleğinin Artı ve Eksileri

Şirketlerin yöneticileri bulundukları pozisyonlara ulaşana kadar aşırı efor sarfedip fazlasıyla çalışırlar. Bu da genelde unutkanlık ve dağınıklığı beraberinde getirir. Bundan dolayı ajandasını takip edip çalışma hayatını düzenlemek yönetici asistanının görevi halini alır. Bunlar evlilik yıl dönümünden çocuğunun okul taksitinin son gününe kadar değişkenlik gösterebilir. Bu nedenle birçok konuda sorumluluk ve stresi yüksek bir pozisyondur.

Bir diğer eksisi ise sürekli insanlarla çalışıldığından zor karakterlerle de başa çıkabilmeyi gerektirir. Bu iş diğer insanlarla sürekli etkileşim gerektirir ve çoğu zaman sorunlu çalışanlar, müşteriler ya da yöneticiler ile uğraşmak zorunda kalınabilir.

Artılarına geçecek olursak yönetici asistanı şirketlerin etkinliği konusunda hayli büyük bir rol oynar. Yönetici asistanı tarafından hazırlanan organizasyon ve hazırlık çalışmaları eksikliğinde yöneticilerin etkinliği kaybolur. Bundan dolayı şirket içerisinde her daim önemli bir konuma sahiptir.

Çoğu iş gibi rutin ve sıkıcı değildir. Her günün gerektirdiği yönetsel ihtiyaçlar farklılık gösterebileceğinden çalışanın kendisini sürekli güncel tutması gerekmektedir.

Sürekli insanlarla iletişim halinde olunacağından farklı sorumluluk ve pozisyonlarda bir çok insanla iletişim kurma ve tanışma şansı yaratır.

Son olarak da sanayi ve ticari şirketinin yönetici asistanlarına ihtiyacı vardır. Bu alanda yetkinleşmiş iş gücüne her zaman iş olanağı hazırdır.

Bu yazımızda sizlere yönetici asistanlığı hakkında merak ettiğiniz ve bilmeniz gereken bilgileri verdik.

Yönetici asistanı maaşları hakkında merak ettiklerinizi buraya tıklayarak ilgili sayfadan öğrenebilirsiniz.

Diğer meslek dalları ile ilgili merak ettiğiniz herşey için bizi takipte kalın.

YORUMLAR

Henüz yorum yapılmamış. İlk yorumu yukarıdaki form aracılığıyla siz yapabilirsiniz.